eDiscovery, qu’ est-ce que c’ est ?

Le eDiscovery, c’est quoi ? Définition. Le eDiscovery est une procédure d’assistance dans le processus de demande de preuves électroniques.

eDiscovery définition

Toutes les entreprises reçoivent un jour ou l’autre des demandes de preuve électronique (eDiscovery). Le volume d’informations stockées électroniquement ne cessant d’augmenter, la fréquence et le coût des preuves électroniques ( eDiscovery) sont également à la hausse avec des dépenses moyennes atteignant 1,8 millions de dollars (1,3 millions d’euros) en 2012 pour environ 30 Go de données par cas en moyenne.

La solution de stockage de données dans le cloud Box propose notamment un référentiel vérifiable et sécurisé qui peut être intégré à une procédure de preuve électronique ( eDiscovery) défendable. Grâce à la centralisation dans le cloud ( voir Comment sécuriser les transferts de données des entreprises ?), vous pouvez simplifier les phases d’identification, de conservation et de collecte pour réduire les coûts et répondre aux demandes plus rapidement.

Lorsque vous recevez des demandes de preuves électroniques ( eDiscovery), Box vous aide dans vos démarches dès le début du processus.

• Identification. Au lieu de rechercher des documents sur des disques durs ou sur plusieurs serveurs, notre solution vous permet de trouver vos données dans l’ensemble du contenu Box détenu par vos opérateurs, grâce à différentes combinaisons de filtres. Contrairement à d’autres services cloud, Box conserve les métadonnées des fichiers en chargement. Vous avez également la possibilité
d’accéder à des rapports d’audit complets. Grâce à toutes ces informations, vous pouvez connaître le nom de l’utilisateur ayant créé, modifié, téléchargé ou consulté un document spécifique, ainsi que la date correspondante.

• Conservation. Avec Box, vous pouvez désactiver la fonction de suppression du contenu pour empêcher les opérateurs de détruire des informations importantes. Vous pouvez également conserver toutes les notifications par e-mail que Box vous a envoyées grâce à la fonction Conformité de l’archivage des e-mails. Vous disposez ainsi d’un journal d’audit en contexte qui réunit les commentaires, les notifications et les éléments qui ont été partagés via notifications par e-mail.

• Collecte des informations. Au lieu de copier les données de plusieurs disques durs, vous pouvez exporter l’ensemble de l’arborescence de fichiers d’un utilisateur, et ce jusqu’à 50 niveaux. Pour ce faire, l’utilisateur n’est pas tenu d’être présent au bureau. Vous avez également la possibilité d’exporter l’ensemble du contenu d’un dossier spécifique. En outre, l’intégration prête à l’emploi au logiciel EnCase eDiscovery de Guidance Software met à votre disposition une suite d’outils performants pour identifier, conserver et collecter des informations stockées électroniquement dans Box. Ces outils se révèlent particulièrement utiles pour les clients qui gèrent plusieurs demandes impliquant des données enregistrées dans Box.

Vous pouvez également régler partiellement les problèmes difficiles à résoudre grâce à des solutions sur site :

• Maîtriser les problèmes de confidentialité et les difficultés techniques de la pratique BYOD. Comment trouver des fichiers sur un appareil mobile qui appartient à un employé ? Parce que Box propose des applications mobiles pour les principales plates-formes et synchronise les données dans le cloud, vous n’avez pas besoin d’accéder à l’appareil pour rechercher un fichier et le consulter. Cette solution écarte également les problèmes d’atteinte à la vie privée des employés, car vous examinez uniquement les fichiers qui résident dans l’application Box pour entreprises.

• Utiliser des ressources externes en cas de demande de preuve électronique. Avec Box, vous pouvez autoriser un conseiller juridique externe à accéder à vos données. Il pourra ainsi rechercher des informations stockées électroniquement qui se révèlent pertinentes ou créer des copies en lecture seule de certaines de ces données afin de les examiner. Quoi qu’il en soit, vous ne confiez pas cette mission à votre équipe juridique qui est généralement en sous-effectif pour traiter des demandes conséquentes. Au lieu de cela, vous externalisez le travail en vous adressant à un prestataire qui peut exercer dans un pays où les prix pratiqués sont plus bas.

En vous permettant de gérer et de centraliser du contenu dans le cloud, Box simplifie le traitement des demandes de preuves électroniques ( eDiscovery) et réduit l’impact sur vos employés, votre personnel informatique et votre équipe juridique.

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